Las obligaciones y pagos de una copropiedad son parte esencial para llevar el control administrativo. Esta responsabilidad recae en cada uno de los propietarios o residentes de forma mensual con el fin de mantener los costos fijos y variables que son necesarios para el buen funcionamiento de la propiedad horizontal.
Si bien, las cuotas administrativas hacen parte de los deberes de los residentes; el gerenciar, controlar y anticiparse a cualquier eventualidad hacen parte de las funciones del administrador.
Para realizar el control de presupuesto, hacer los informes mensuales y actualizar cada pago es importante que el área administrativa cuente con todo el soporte y con herramientas que actualicen la información de forma automática. Es por esto, que a continuación te comparto algunos pasos para lograrlo y así facilitar el trabajo del administrador.
1.Plataforma integrada a pasarelas de pago: Busca una plataforma que permita realizar los pagos administrativos por medio de la integración con las sucursales virtuales bancarias. Así, cada propietario o residente evita hacer filas extensas y perder tiempo en los bancos al pagar la cuota administrativa.
En la gráfica que se presenta a continuación se observa cómo aumentó el método de pago por PSE, convirtiéndose en el mecanismo principal de pago y como los pagos en banco disminuyeron. Esto, después de que la copropiedad adquiriera la plataforma administrativa de Propiedata.
Fuente: Reporte de una copropiedad por medio del software administrativo de
Propiedata
2. Controla los pagos por días, meses y años: Para llevar un control sobre cada pago efectuado, es importante contar con un histórico por días, semanas, meses y años. Así, el administrador podrá verificar cuales son los días en los cuales se realizan más pagos, de esta forma, la copropiedad podrá plantear estrategias para incentivar y premiar a los residentes que cumplan con sus obligaciones.
El contar con una plataforma que actualice los reportes de forma instantánea evita tener que realizar cálculos manuales o utilizar hojas de cálculo que en ocasiones pueden ser difíciles de manejar.
Además permite al administrador y a los consejeros anticiparse a la toma de decisiones al realizar proyecciones o buscar alternativas para solucionar algún problema financiero.
A continuación se muestran algunos ejemplos del control de pagos
3. Clasificar los pagos: Por medio de gráficas y porcentajes el administrador puede revisar cómo realizan los residentes cada pago; si lo realizan en el tiempo donde se aplica descuento, si lo realizan a tiempo o si hacen el pago de la administración en otra fecha.
4. Verificar cada indicador de la copropiedad: Uno de los puntos más interesantes para los administradores es que la plataforma de Propiedata permite llevar el control de todos los indicadores que hacen parte de la copropiedad.
La plataforma de Propiedata se ajusta a las necesidades de cada conjunto. Por medio de una APP especializada en los residentes para que ellos puedan reservar las zonas comunes, enviar PQRS, registrar las visitas y mucho más. Lo cual permite al administrador llevar un seguimiento detallado de cada área y acontecimiento.
En la gráfica que aparece a continuación se observa como las reservaciones de las zonas comunes aumentaron significativamente un año después de adquirir la plataforma de Propiedata.
Administrar todos los recursos de la copropiedad de forma automática y en tiempo real ahora es posible; por medio de aplicaciones y plataformas especialmente diseñadas para ayudar al administrador de propiedad horizontal a llevar el orden y el control de su copropiedad de forma más fácil, transparente e intuitiva.
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