A estas alturas, es probable que hayas oído hablar de "Las asambleas virtuales para propiedad horizontal". Hoy, esta herramienta tecnológica se ha convertido en menos de dos meses en la fuente de debates, reuniones e implementación dentro de las copropiedades. La comunicación digital y el confinamiento que hoy vivimos han acelerado el uso indispensable de la tecnología y de las reuniones no presenciales en gran parte de los sectores económicos; la propiedad horizontal es uno de ellos.
Quiero contarte en menos de dos minutos cuales son las ventajas de realizar la asamblea virtual tanto para este tiempo de confinamiento como para cuando el aislamiento termine. ¡Espera! No quiero decir que la asamblea presencial no sea importante. Claro que lo es, solo quiero contarte qué ventajas puedes obtener si utilizas las reuniones virtuales como una opción para complementar tus asambleas presenciales. Al fin y al cabo la decision la tomas tu y tu copropiedad.
Entonces, aquí te comparto las ventajas que para mi son las más importantes sobre las asambleas virtuales:
- Legalidad y normatividad: Si te has preguntado esto… ¿Si realizo la asamblea virtual, hay algún decreto que soporte este tipo de reunión? La respuesta es sí. El Decreto 398 del 13 de Marzo del 2020 hace poco adicionó el capítulo 16, en el artículo 2 dice lo siguiente sobre las reuniones no presenciales:
Cuando se hace referencia a «todos los socios o miembros» se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente.
El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Asimismo, deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.
El Decreto 579 del 15 de Abril del 2020 en el Artículo 8 también habla de la legalidad que tienen las Asambleas no presenciales.
Es decir, que las disposiciones legales son aplicables para las reuniones virtuales al igual que en las reuniones presenciales.
2. Toda la información queda almacenada en un mismo lugar: Hablando con la administradora de mi copropiedad, ella me contaba que la planeación y la ejecución al realizar la asamblea presencial era un trabajo que en ocasiones se convertía en algo tedioso. Ya que había que cotizar y alquilar el sonido, la transcripción del acta, la votación electrónica, la comida, las sillas, imprimir volantes entre otras cosas.
Con una asamblea virtual te olvidas de contratar todo en diferentes lugares. La grabación, el audio, la transcripción del acta, las votaciones y las invitaciones se realizan desde una sola plataforma. Es decir, que puedes ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero a la hora de realizar la asamblea.
3. La asistencia y participación de los residentes aumenta: Coordinar a todos los residentes para que puedan asistir a la asamblea en ocasiones es una tarea complicada. Esto se debe a que muchos residentes no cuentan con el tiempo suficiente para disponer de casi todo un día.
La ventaja de hacer una asamblea no presencial es que permite a los residentes, organizar el tiempo de forma más fácil desde la comodidad de sus casas u oficinas, puedan estar conectados a la reunión y votar desde sus dispositivos digitales.
4. Moderación y logística: Al realizar una asamblea online el soporte técnico es esencial para que la reunión se lleve a cabo de la mejor forma. Si vas a contratar una asamblea virtual te recomiendo que busques una que cuente con soporte, moderación y que te permita subir y enviar toda la información que necesitas.
5. Tiempo: Una gran ventaja de llevar a cabo tu asamblea de forma virtual es que ahorras mucho tiempo. Olvidate del tiempo que necesitas para organizar el salon, probar el audio, revisar el refrigerio y de los imprevistos que surgen a último momento. Con esta herramienta digital, asigna los temas a tratar, calcula el tiempo de las votaciones y de las intervenciones y así ahorras mucho tiempo.
6. Grabación y documentación: Después de finalizada la asamblea podrás enviar el video a todos los residentes y contar con un documento escrito en menos de 1 día. La digitalización permite que los procesos que antes demoraban días, semanas o incluso meses puedan ser optimizados en menos tiempo.
7. Es un complemento para las reuniones presenciales: Como te comentaba en la ventaja 3, muchos de los residentes no están enterados de los cambios y mejoras que realizan en tu copropiedad ya que no disponen del tiempo necesario para asistir a una asamblea presencial.
Así que si después realizas una asamblea presencial también puedes complementarla con una asamblea virtual. Asi, los residentes que no asisten normalmente tendrán la posibilidad de participar.
8. Las Asambleas no presenciales son la puerta de entrada al mundo digital: ¡Si! Son la puerta de entrada al mundo digital y virtual, son un paso más hacia la transformación digital de la propiedad horizontal y a la formación y aprendizaje sobre nuevas herramientas.
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