Las asambleas de propietarios son eventos cruciales para la administración y toma de decisiones en conjuntos residenciales. El acta que se genera en estas reuniones no solo son un requisito legal, sino también un documento clave para registrar acuerdos y garantizar la transparencia.
Por esa razón, en este artículo te mostraré una guía práctica sobre cómo redactar un acta de asamblea cumpliendo con la normativa vigente en Colombia.
Para comenzar…
1. ¿Qué es el acta de una asamblea de propietarios?
El acta es un documento oficial que registra las decisiones, acuerdos y deliberaciones realizadas durante una asamblea. Este documento tiene validez legal y es obligatorio de acuerdo con la Ley 675 de 2001, que regula la propiedad horizontal en Colombia.
El acta debe garantizar claridad, precisión y fidelidad en el registro de lo discutido y decidido, ya que es la referencia oficial para resolver posibles conflictos o para ejecutar decisiones tomadas por la comunidad.
2. Elementos esenciales de un acta de asamblea
Para cumplir con la normatividad, el acta de una asamblea debe incluir los siguientes elementos:
1.Encabezado:
- Nombre del conjunto o propiedad horizontal.
- Fecha, hora y lugar de la asamblea.
- Tipo de asamblea (ordinaria o extraordinaria).
2. Lista de asistencia:
- Coeficiente con el que se da inicio a la asamblea, que es la relación de propietarios presentes y representados, especificando porcentajes de coeficiente de copropiedad.
- Identificación de las personas que actúan como apoderados, si aplica.
3. Orden del día:
- Enumeración de los puntos a tratar durante la asamblea.
4. Desarrollo de la asamblea:
- Descripción breve y precisa de cada tema discutido.
- Menciones de intervenciones relevantes.
5. Decisiones y acuerdos:
- Detallar las decisiones tomadas, los votos realizados y los resultados de las votaciones.
- Indicar el porcentaje de votos a favor, en contra y abstenciones.
6. Cierre:
- Hora de finalización de la asamblea.
- Firma del presidente de la asamblea y del secretario.
Consejos prácticos para redactar el acta
- Utiliza un lenguaje claro y preciso: Evita ambigüedades o interpretaciones confusas. Cada acuerdo debe estar formulado de manera concreta.
- Registra solo lo relevante: Aunque el acta debe ser detallada, evita incluir conversaciones o comentarios irrelevantes que puedan entorpecer la lectura.
- Cumple con los términos legales: Recuerda que el acta debe ser firmada por el presidente y el secretario de la asamblea. Además, se debe radicar en el libro de actas del conjunto, que debe estar debidamente registrado.
- Verifica los datos antes de finalizar: Antes de cerrar la reunión, confirma que todos los acuerdos y decisiones estén correctamente registrados.
- Utiliza herramientas digitales: Plataformas como Propiedata facilitan el registro y organización de la información, asegurando que el acta cumpla con los requisitos legales. Adicionalmente, con Propiedata puedes tener en tiempo récord el acta completa de tu asamblea, si te interesa conocer sobre costos puedes escribir al whatsapp comercial aquí.
Luego de haber realizado el acta debes evitar a toda costa los siguientes errores que pueden llegar a suceder:
- Omitir acuerdos importantes: Siempre verifica que todos los puntos tratados y decisiones tomadas estén incluidos.
- Errores en los nombres o porcentajes: Asegúrate de tener una lista actualizada de propietarios, sus unidades (torre y apartamento o casa) y sus coeficientes.
- Falta de formalidad: Recuerda que el acta es un documento legal y debe mantener un tono profesional.
- No registrar las votaciones: Es crucial documentar los resultados de las votaciones, incluyendo porcentajes y quórum alcanzado.
La redacción adecuada del acta de asamblea es esencial para garantizar la transparencia y el cumplimiento de la normatividad en la propiedad horizontal. Siguiendo estos consejos, puedes asegurar que el acta sea un reflejo fiel de lo ocurrido en la asamblea y una herramienta útil para la gestión de la comunidad.Si necesitas simplificar este proceso, considera usar herramientas digitales como Propiedata, que optimizan la organización y garantizan que el acta cumpla con todos los requisitos legales.
