Gracias a la comunicación digital y a la tecnología que hoy está al alcance de todos, la administración virtual es una realidad e incluso es un gran aliado para mejorar los procesos de tu copropiedad.
En varias conversaciones y capacitaciones con administradores de copropiedades he escuchado la misma pregunta. ¿Cómo administrar una copropiedad de forma remota y adoptar nuevas herramientas para este tiempo de aislamiento y para lo que vendrá?
A continuación te compartiré unos consejos para que puedas administrar tu copropiedad de forma remota sin morir en el intento y sacarle el mayor provecho a al tiempo en este momento de cuarentena que hoy nos obliga a relacionarnos con la tecnología. Además al final del artículo tengo una sorpresa para ti:
¡Comencemos!
- ¿Qué necesitas? : Mi primer consejo es que respondas a esta pregunta.
Haz un lista de tareas donde especifiques que necesitas para administrar tu copropiedad, escribe los nombres de las personas con las que necesitas mantener contacto y planifica tu trabajo en un lapso de tiempo.
Si, este consejo parece obvio, pero es el punto de partida para saber tus tareas y objetivos.
2. ¿Para qué tareas necesitas la tecnología?
Creo que la respuesta a esta pregunta en este momento será Para casi todo. Pero es bueno que clasifiques las áreas en las que la tecnología te puede facilitar el trabajo. Aquí te dejo un ejemplo de cómo han clasificado algunas copropiedades este punto:
Administración: Facturación digital, conciliación de pagos, generar reportes contables. Son algunas de las tareas que puedes administrar con la tecnología.
Comunicación: Determina con quienes debes mantener una comunicación frecuente. Por lo general, es con el consejo, colaboradores, residentes y bancos.
Eventos: Determina qué reuniones son indispensables para tu copropiedad para la toma de decisiones y la comunicación con los residentes. Las reuniones más comunes en las copropiedades son la asamblea general, reuniones con proveedores o colaboradores y reunión con el consejo.
3. Selecciona las herramientas tecnológicas para resolver tus tareas: Después de solucionar el punto 2. vas a tener más claro qué herramientas te pueden ayudar.
Aquí te recomiendo los tipos de herramientas que han ayudado mucho a varias copropiedades:
Administración: Con respecto a esta área te recomiendo que busques herramientas que te permitan automatizar los procesos repetitivos. Así podrás optimizar el tiempo y reducir el esfuerzo innecesario.
- Software administrativo: Con esta herramienta puedes administrar la facturación de forma digital, automatizar los pagos y generar reportes contables que te servirán para la toma de decisiones.
- Indicadores financieros: Con el análisis de los activos tangibles e intangibles de tu copropiedad podrás tomar mejores decisiones que favorecen a los residentes, al consejo y a ti como administrador.
Parece un poco complejo, pero no lo es. Hay diferentes herramientas que te permiten hacer todo esto, te recomiendo que uses una plataforma que centralice todas estas herramientas.
Comunicación: En la comunicación digital puedes utilizar videoconferencias, envío de emails, llamadas telefónicas, contar con una app móvil y con una página web. Como herramientas te recomiendo los siguientes:
- Herramienta para trabajo en equipo: Con esta herramienta podrás organizar y verificar que todo tu equipo esté cumpliendo con las tareas y actividades que tu copropiedad requiere.
- Software de PQRs: Contar con una herramienta especializada en la comunicación y solución de las PQRs de los residentes te permitirá resolver cada necesidad de una forma más fácil y rápida.
- Planificador de tareas: Este planificador te ayudará a organizar cada actividad que debes resolver, podrás hacer una categoría de los más urgente a lo menos urgente.
Eventos: Para las reuniones que tengas en tu copropiedad primero planifica la fecha de cada evento, organiza los temas a tratar y busca una herramienta para videoconferencias. Entre los eventos más comunes en una copropiedad están la asamblea general, reuniones con proveedores, reunión con el consejo o colaboradores.
- Plataforma para planificar temas: Organiza los temas de tus eventos y desarrolla el contenido de la mejor forma.
- Envio masivo para los residentes y participantes: Esto te permitirá llegar a cada persona que conforma tu copropiedad. Te recomiendo buscar una herramienta que cuente con un equipo para soporte tecnico, logistica y moderación.
- Plataforma de videoconferencias: Conéctate por videoconferencia, vota en línea y realiza el quórum, verifica la asistencia y graba toda la reunión. Hacer todo esto ahora es posible.
Hay muchas herramientas que te van a ayudar a desarrollar tu trabajo de la mejor forma. Al final tu eres el que decide cuales son las que se acomodan a tus necesidades.
Para concluir quiero recomendarte la plataforma de Propiedata donde encontrarás en un solo lugar todas las herramientas que te mencione anteriormente.
Mi compromiso en este momento de cuarentena es que te mantengas conectado con tu copropiedad y que implementes nuevas formas de administrar. Por eso quiero regalarte 1 mes gratis de la plataforma de Propiedata. ¡Espera! No solo es eso, si cargas las unidades y residentes de tu copropiedad en los próximos 8 días te regalamos un mes adicional.
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