En la programación para una asamblea de propietarios es importante hacer una convocatoria perfecta sin dejar vacíos ni supuestos. Dejando en claro que las asambleas son únicas y en la convocatoria se debe aclarar a qué tipo reunión está citando y por quien
Los artículos 39,40, 41 y 42 de la ley 675 de 2001 esta, que reglamenta la propiedad horizontal en Colombia y reglamentos internos de cada persona Jurídica nos dan la reglamentación ideal para cada caso.
Tengamos en cuenta y con mucha atención que, si la convocatoria no cumple con todas sus exigencias reglamentarias, la asamblea o puntos tratados en esta no tendrán ninguna validez. En atención a lo anterior le sugiero algunos puntos y observaciones que debe tener en cuenta para el desarrollo óptimo del evento.
1.Contenido de la invitación: fecha, hora, lugar, a quien o quienes va dirigida, número, tipo, reglamento de la asamblea puntos a tratar, información completa de acuerdo al caso, documentación reglamentaria (listado de cartera morosa) y otros como aporte a estudio previo, sugiere en imposibilidad de asistencia del propietario se haga representar y finalmente firma de quien o quienes convocan.
2. Envío: en el artículo 39 de la ley 675 de 2001 en su parágrafo 1 establece que la convocatoria se hará mediante comunicación enviada a cada uno de los propietarios a la última dirección registrada por los mismos (prueba de recibido de la comunicación). Se sugiere, además hacer uso de otros medios electrónicos apoyándose en la ley 527 en sus artículos 5 y 6 de 1999 de acuerdo al tipo de reunión que tenga programada.
3. Revisión: instalaciones, equipos de sonido y vídeo (previa autorización) documentación ilustrativa de confirmación y seguimiento. Ya reunidos el día de la asamblea de un corto saludo de bienvenida amable sincero y agradecido, proceda de inmediato a verificar el quórum normativo y de apertura al evento mantenga el siguiente orden:
- Nombramientos de ley (presidente y secretaria de asamblea, comité verificador de acta)
- Seguimiento estratégico de cada uno de los puntos dejando claridad absoluta de lo aprobado y a proceder.
- Dar portermiado un punto antes de iniciar el siguiente (no volver a puntos ya tratados)
- Ceder la palabra a quien lo requiera para el tema (exclusivo) en consideración.
- Supervisión de votaciones para los cargos administrativos (que estén dentro de la norma)
- Dar información clara y precisa del avance de cada proyecto o tareas encomendadas con anterioridad.
- Informar de las contrataciones costo, tiempo, beneficio y funciones (modo de uso)
- Hacer presentación del personal administrativo y de apoyo en la forma que se le facilite.
También, es muy importante que quede consignado en el acta el quórum y porcentaje de coeficientes modo y proceso de la aprobación de los puntos para cada caso (nombre y número del bien privado del propietario)
Y para finalizar haga un cierre amable y respetuoso a esperas de una próxima pronta oportunidad y recordemos que si procedemos de acuerdo a la ley y normativa no tenemos riesgos de impugnaciones.
Artículo colaborativo redactado por: Alejandro Piravaguen Noguera. Ing Industrial conocedor de la PH.
