Convocatorias y asambleas sin riesgo de impugnación en Propiedad Horizontal

En la programación para una asamblea de propietarios es importante hacer una convocatoria perfecta sin dejar vacíos ni supuestos. Dejando en claro que las asambleas son únicas y en la convocatoria se debe aclarar a qué tipo reunión está citando y por quien

Los artículos 39,40, 41 y 42 de la ley 675 de 2001 esta, que reglamenta la propiedad horizontal en Colombia y reglamentos internos de cada persona Jurídica nos dan la reglamentación ideal para cada caso.

Tengamos en cuenta y con mucha atención que, si la convocatoria no cumple con todas sus exigencias reglamentarias, la asamblea o puntos tratados en esta no tendrán ninguna validez. En atención a lo anterior le sugiero algunos puntos y observaciones que debe tener en cuenta para el desarrollo óptimo del evento.

1.Contenido de la invitación: fecha, hora, lugar, a quien o quienes va dirigida, número, tipo, reglamento de la asamblea puntos a tratar, información completa de acuerdo al caso, documentación reglamentaria (listado de cartera morosa) y otros como aporte a estudio previo, sugiere en imposibilidad de asistencia del propietario se haga representar y finalmente firma de quien o quienes convocan.

2. Envío: en el artículo 39 de la ley 675 de 2001 en su parágrafo 1 establece que la convocatoria se hará mediante comunicación enviada a cada uno de los propietarios a la última dirección registrada por los mismos (prueba de recibido de la  comunicación). Se sugiere, además hacer uso de otros medios electrónicos apoyándose en la ley 527 en sus artículos 5 y 6 de 1999 de acuerdo al tipo de reunión que tenga programada.

3. Revisión: instalaciones, equipos de sonido y vídeo (previa autorización) documentación ilustrativa de confirmación y seguimiento. Ya reunidos el día de la asamblea de un corto saludo de bienvenida amable sincero y agradecido, proceda de inmediato a verificar el quórum normativo y de apertura al evento mantenga el siguiente orden:

• Nombramientos de ley (presidente y secretaria de asamblea, comité verificador de acta)
• Seguimiento estratégico de cada uno de los puntos dejando claridad absoluta de lo aprobado y a proceder.
• Dar portermiado un punto antes de iniciar el siguiente (no volver a puntos ya tratados)
• Ceder la palabra a quien lo requiera para el tema (exclusivo) en consideración.
• Supervisión de votaciones para los cargos administrativos (que estén dentro de la norma)
• Dar información clara y precisa del avance de cada proyecto o tareas encomendadas con anterioridad.
• Informar de las contrataciones costo, tiempo, beneficio y funciones (modo de uso)
• Hacer presentación del personal administrativo y de apoyo en la forma que se le facilite.

También, es muy importante que quede consignado en el acta el quórum y porcentaje de coeficientes modo y proceso de la aprobación de los puntos para cada caso (nombre y número del bien privado del propietario)

Y para finalizar haga un cierre amable y respetuoso a esperas de una próxima pronta oportunidad y recordemos que si procedemos de acuerdo a la ley y normativa no tenemos riesgos de impugnaciones.

Artículo colaborativo redactado por: Alejandro Piravaguen Noguera. Ing Industrial conocedor de la PH.