El proceso y la ejecución de una asamblea no radica en la toma de decisiones que se dan durante el evento. Al finalizar la reunión es necesario realizar algunos procesos de revisión, firma de documentos y publicación, con el fin de garantizar y avalar los resultados obtenidos.
El acta de la asamblea es el documento en el que se exponen los resultados obtenidos en cifras, además de resumir los acontecimientos ocurridos durante la reunión. El acta da validez a las elecciones y sucesos ocurridos en la asamblea y se constituye por sí sola en un mandato de ley; por lo tanto de obligatorio cumplimiento.
Es por esto, que a continuación te compartiré 8 cosas que debes tener en cuenta a la hora de elaborar el acta de la asamblea:
- En el acta se indica el tipo de asamblea (ordinaria o extraordinaria - presencial o mixta), el orden del día, nombre y calidad de los asistentes (propietario, residente, apoderado o invitado), su unidad privada, coeficiente, quórum y los resultados de las votaciones realizadas.
- La suscripción o firma por parte del presidente de la asamblea y el secretario cuando está es presencial, es prueba suficiente para avalar la toma de decisiones, está debe ser publicada y estar al alcance y disposición de cualquier propietario que lo solicite.
- La publicación del acta debe contener el detalle de las votaciones de cada uno de los propietarios. Lo cual debe hacerse en un plazo máximo de 20 días hábiles si está ha sido presencial y 10 días si está ha sido virtual o mixta, que se aplican a partir de la fecha de la asamblea.
- El administrador debe dejar constancia de la fecha y hora de publicación de la copia del acta en el libro de actas.
- El presidente y el secretario de la asamblea son los encargados de suscribir el acta, cuando está es prensencial. En el caso de que la asamblea sea virtual, el acta será subscrita por el representante legal. Si existiera una comision verificadora es optativo que los miembros firmen el acta.
- El acta debe contar con las intervenciones y los hechos más importantes de la asamblea, es decir, identificar cada participante de acuerdo a su unidad y nombre completo.
- El acta de la asamblea se constituye en una herramienta de seguimiento y control para los propietarios, consejeros y administradores para asegurar la gestión y ejecución de los mandatos ordenados por la asamblea de propietarios.
- Contar con el audio, video y reporte de las votaciones agiliza el tiempo de presentación del acta.
