Al administrar una Propiedad Horizontal, es entendible que se deba llevar a cabo una serie de normas, fundamentos legales y reglas que permitan el debido proceso y control interno. Bien sea entre los residentes, guardas de seguridad y la administración como tal.
En algunos casos, esta actividad puede ser un poco rigurosa debido a la carencia de herramientas que faciliten y permitan optimizar procesos. Inclusive en breves entrevistas realizadas con administradores varios hacen mención a que este podría ser uno de los retos más grande al administrar una Propiedad Horizontal.
Éste objetivo se pueda ver un poco afectado por factores no previstos que obstaculizan realizar un debido control interno, alguno de estos factores pueden ser:
- Poca comunicación entre la administración y los residentes, creando así un canal inactivo que podría permitirles a los usuarios estar al día y enterados de todo los acontecimientos o solicitudes.
- Carencias dentro del manual de convivencia de la copropiedad, dejando lagunas o espacios sin explicar que pueden llegar a ser necesarios, en el momento de ser claro y preciso con una orden, multa o solicitud que se quiera exigir.
- No contar con líderes de torres o viviendas, que permitan colaborar y apoyar el orden general de la copropiedad, siendo esto un plus para el bien común de todos lo que residan, porque por lo general estas personas al vivir dentro de la misma comunidad van a velar y buscar opciones positivas para el correcto funcionamiento y desarrollo.
- Carteleras informativas con poca visualización. Se considera este factor muy importante porque al contar con una debida cartelera informativa visible, los residentes podrán leer las noticias, eventos o solicitudes por parte de la administración, contribuyendo así de forma positiva con el control interno de la copropiedad.
Ahora bien, en el momento de abordar estos factores y de aplicar una solución o herramienta efectiva, evidentemente se verá un resultado positivo en el control interno de la copropiedad. Para esto no solo se recomienda ser juicioso con labores administrativas sino, también buscar apoyo en herramientas que te permitan automatizar y agilizar procesos. Como es el caso de la plataforma administrativa de Propiedata la cúal te permite tener:
- Comunicación directa entre los residentes y la administración, un historial de seguimiento donde verás reflejado los datos de cada unidad y si el caso las PQRS realizadas. Además con esta herramienta podrás enviar mensajes masivos con un solo un clic a todos los pertenecientes de la copropiedad que administres.
- Visualización de todos los documentos que conformen la copropiedad, bien sea el manual de convivencias, artículos de apoyo o fundamentos legales. Permitiendo así a todos los residentes estar al tanto de la normatividad que regula el conjunto.
- Votaciones digitales que te permitirán de forma rápida elegir dentro de la copropiedad por algún tema en específico, un ejemplo: crear una votación para escoger a los representantes de cada torre o unidad de la copropiedad, teniendo los resultados en solo segundos. Y además, podrás notificarlo a todos los residentes de forma instantánea.
- Cartelera informativa virtual que se encarga de mostrar de forma amigable cualquier notificación, evento o requerimiento que quieras transmitir desde la administración para todos los residentes. Ten en cuenta que una vez hayas realizado la publicación se verá reflejado en el perfil de todos los residentes, teniendo así una cartelera informativa activa y con una alta receptividad.
Al final lo importante de llevar un debido control interno de una PH es trabajar en función del bien común velando siempre por el debido proceso que se debe llevar a cabo en todos los factores propios de una PH, y además no actuar solo sino buscar apoyo en herramientas que puedan ser tu mano amiga, creeme que si sigues mi consejo podrás tener resultados exitosos. Recuerda que si deseas ampliar o conocer un poco más sobre este servicio de Plataforma administrativa de Propiedata, puedes escribirnos haciendo clic aquí o llenar con tus datos el siguiente formulario y un consultor se comunicará contigo lo antes posible.
