La asamblea ordinaria es un acto de personas que se reúnen con un propósito específico, generalmente para tomar decisiones importantes y discutir temas relevantes a la propiedad horizontal del año anterior y el nuevo año en curso. En Colombia por disposiciones legales esta actividad se debe realizar dentro el primer trimestre de cada año entrante, tal como lo establece el artículo 39 de la ley 675 de 2001.
La estructura de una asamblea es esencial para garantizar que la reunión se lleve a cabo de manera efectiva y que se logren los objetivos planteados. Por ese motivo hoy conocerás los parámetros que debes seguir para realizar una asamblea exitosa. Ten en cuenta que sin importar la modalidad que elijas (presencial, mixta o virtual) el procedimiento siempre será el mismo.
Estructura:
1.Convocatoria: es el primer paso para la organización de una asamblea de Propiedad Horizontal. Es el momento en el que se informa a los residentes acerca de la fecha, hora, modalidad (presencial, mixta o virtual) y propósito de la reunión. La convocatoria debe hacerse con suficiente antelación para permitir que todos puedan asistir.
2. Verificación del quórum: al llegar el día de la asamblea y conectarse o acercarse los asistentes, será necesario contar con la presencia de un número mínimo de propietarios para que la reunión sea válida. Se debe contar con al menos la mitad más uno de los propietarios o sus representantes para poder tomar decisiones válidas. Sin antes verificar este porcentaje, no se sabrá si se puede dar inicio a la asamblea.
3. Constitución: es el momento en el que se da inicio a la asamblea. En este momento, se presentan las personas que conforman la mesa directiva que será el equipo encargado de dirigir y coordinar la reunión. La mesa directiva está compuesta generalmente por un presidente, un secretario y un moderador, quienes se encargarán de coordinar el desarrollo de la asamblea.
4. Elección del presidente y secretario de la asamblea: una vez ya iniciada la asamblea, se presentará ante los asistentes la votación para elegir a las personas encargadas (presidente y secretario de la asamblea). Para esta elección se postulan residentes interesados en asumir los cargo sy luego votarán por su preferencia.
5. Lectura y aprobación del acta: es un paso importante para la asamblea, ya que permite revisar los acuerdos tomados en la reunión anterior y garantizar que se hayan cumplido. En este momento, se leen las actas anteriores y se someten a votación para su aprobación o modificación.
6. Orden del día: se presenta ante los asistentes de la asamblea, el orden de todos los puntos a tratar en la asamblea citada. El cual debe realizarse de la siguiente manera:
- Informe del administrador,consejo de administración y del revisor fiscal.
- Presentación y aprobación del balance contable a 31 de diciembre del año anterior.
- Presentación y aprobación de presupuesto para el nuevo año en curso.
- Nombramiento del administrador y suplente.
- Proposiciones y otros temas distintos a tratar.
7. Votaciones: dependiendo de lo establecido en el orden del día pautado, se irán realizando de forma paulatina las votaciones necesarias de cada punto a tratar.
8. Clausura: es el último paso de la asamblea, donde se da por finalizada. Se agradece a los miembros por su asistencia y se hace un resumen de los acuerdos tomados durante la reunión. También se informa sobre la fecha y lugar de la próxima asamblea, en caso de ser necesario.
En conclusión siguiendo esta estructura podrás realizar tu asamblea ordinaria de copropietarios sin inconvenientes, sin embargo ten presente que es fundamental contar con un proveedor experto en asambleas que te apoye facilitando la realización de la asamblea y además brindándote un excelente servicio.
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