Factores importantes para realizar una asamblea de Propiedad Horizontal en 2025

La realización de una asamblea de propiedad horizontal es un evento crucial en la administración de un edificio o conjunto residencial. Para que este encuentro cumpla con su propósito de garantizar una convivencia armónica y una administración eficiente, es importante tener en cuenta diversos factores.

Por esa razón a continuación, te menciono los aspectos clave que deben considerarse para organizar una asamblea exitosa en este 2025:

1. Cumplimiento de la Legislación Vigente

Antes de convocar una asamblea, es fundamental revisar la legislación aplicable al régimen de propiedad horizontal en el país. En Colombia, por ejemplo, la Ley 675 de 2001 regula estos aspectos. Es vital estar al día con posibles modificaciones o decretos adicionales que puedan afectar los procedimientos.

2. Planeación y Convocatoria

Anticipación: La convocatoria debe realizarse con la suficiente antelación, generalmente entre 15 y 30 días antes de la fecha programada, según lo establezca el reglamento de la propiedad horizontal.

Existen plataformas como Propiedata que le brinda a las administraciones la facilidad de enviar la convocatoria de manera masiva a toda la base de datos correspondiente a la copropiedad.

Medios de comunicación: Asegúrese de que la convocatoria llegue a todos los copropietarios mediante medios efectivos como correos electrónicos, tableros de anuncios o aplicaciones de gestión comunitaria. En el caso de Propiedata, desde la App de Citofonía Virtual la administración, puede utilizar la cartelera informativa para compartir de forma másiva la citación de la asamblea. De esta forma, la aplicación le notifica a los residentes mediante notificaciones emergentes y también directamente a su correo.

Agenda clara: Incluya en la convocatoria el orden del día, especificando los temas a tratar, como presupuestos, elección de administradores o revisión de reglamentos internos.

3. Participación y Quórum

Garantizar una participación adecuada de todos los propietarios es esencial para la validez de las decisiones. Para ello, es necesario cumplir con el quórum mínimo exigido por la ley y el reglamento interno. En el caso de Propiedata, antes, durante y luego de realizada la asamblea te permite ver el Quorum de los asambleístas, así como también el detallado de las votaciones realizadas.

Adicionalmente, debes tener en cuenta:

Presencial o virtual: En 2025, es probable que las reuniones virtuales sigan siendo una opción válida. Sin embargo, la presencialidad apunta ser una tendencia en algunas copropiedades pequeñas o medianas. Lo importante en este punto es asegurarse de contar con plataformas que permitan una participación activa y segura de todos los asistentes, independientemente de la modalidad que elijas.
Delegación de votos: Permita que los copropietarios que no puedan asistir deleguen su voto mediante un poder legalmente reconocido y registrado previamente ante la administración y el proveedor que elijas para realizar la asamblea.

4. Transparencia en la Información

Es importante que todos los documentos relacionados con la asamblea (presupuesto, informes de gestión, propuestas de mejora, cotizaciones, etc) sean entregados a los copropietarios con suficiente antelación. Esto les permite analizar la información y tomar decisiones informadas durante la asamblea. En este punto, también puedo sugerirte la plataforma administrativa de Propiedata, la cual te facilitará como administrador compartir toda la información que desees presentar durante la asamblea.

5. Manejo de Conflictos

Durante la asamblea pueden surgir desacuerdos. Por ello, es crucial contar con un moderador que facilite la discusión y mantenga el orden. Asimismo, se deben establecer mecanismos para la resolución de conflictos, como votaciones democráticas o la intervención de un comité de conciliación. En caso de realizar tu asamblea con Propiedata, te comento que sin importar la modalidad que requieras (virtual, presencial o mixta), siempre se te brindará un moderador capacitado y experimentando en la realización de asambleas, el cual te permitirá llevar a cabo tu asamblea con total profesionalismo y control en todo momento.

6. Documentación y Seguimiento

Actas: Redacte un acta detallada que incluya todas las decisiones tomadas, los puntos discutidos y las votaciones realizadas. Esta debe ser firmada por el presidente y el secretario de la asamblea.

Seguimiento: Asigne responsables para ejecutar las decisiones aprobadas y establezca plazos claros. Además, informe periódicamente a los copropietarios sobre los avances.

7. Incorporación de Tecnología

El uso de herramientas tecnológicas puede mejorar significativamente la gestión de la asamblea. Considere opciones como:

8. Consideraciones Medioambientales

En 2025, la sostenibilidad es un tema prioritario. Durante la asamblea, es recomendable incluir en la agenda propuestas para mejorar la eficiencia energética, el manejo de residuos y otras prácticas sostenibles en el edificio o conjunto.

Para finalizar y haciendo una breve conclusión de lo antes mencionado, la organización de una asamblea de propiedad horizontal requiere una planeación cuidadosa, el cumplimiento de la normatividad vigente y la promoción de una participación activa y transparente, sin embargo, siempre ten presente que incorporar tecnología y enfoques sostenibles no solo garantiza una gestión moderna, sino también fortalece la convivencia y el bienestar de la comunidad.

Si estás interesado en cotizar una asamblea presencial, virtual o mixta puedes hacerlo escribiendo al whatsapp comercial aquí o llenar el siguiente formulario con tus datos y un consultor se comunicará contigo lo antes posible.