La información y el mantenimiento de datos es un tema indispensable en la administración de una copropiedad. Por tal motivo, para hacer uso de información personal, es necesario contar con una autorización y una política de privacidad, con el fin de lograr un buen manejo de los datos suministrados.
La ley 1581 de 2012 define lo siguiente: “Es necesario el consentimiento previo, expreso e informado del titular”, en otras palabras, es indispensable que el dueño de la información apruebe y conozca para qué y cómo se utilizará su información.
Para una buena comunicación entre el administrador de propiedad horizontal, los residentes y los colaboradores, es necesario realizar un registro de todas las personas que conforman la copropiedad. Los datos que usualmente se solicitan son: el nombre de cada propietario o residente, número de cédula, número de contacto, correo electrónico y en ocasiones certificación laboral o de estudio.
En este artículo quiero mencionarte el procedimiento que puedes utilizar a la hora de solicitar la autorización de los datos de tus residentes o colaboradores, cómo puedes hacer una política de privacidad exitosa para tu PH y te compartiré unas herramientas que puedes utilizar para proporcionar a tu copropiedad la seguridad de que la administración de la información se está realizando de la mejor manera.
Comencemos…
Autorización de los datos personales: A la hora de necesitar la información de los residentes, como; correo electrónico, enviar mensajes por Whatsapp o hacer algún registro con el número de cédula de algún residente o colaborador. Primero, debes contar con la autorización de cada persona.
Lo primero que debes hacer es un documento donde especifiques el por qué y para qué necesitas esa información que estás solicitando. Te recomiendo que seas muy específico en que vas a hacer con esos datos.
Después de que realices el documento, puedes utilizar estas alternativas para recibir la aprobación de los residentes o colaboradores:
Por escrito: La persona a la que le solicitaste los datos debe firmar el documento que realizaste. Es recomendable guardar una copia del documento firmado, así el documento podrá ser verificado de ser necesario por el residente o colaborador.
De forma oral: En el momento de requerir los datos, el administrador puede comunicar al residente o colaborador el porqué y para qué necesita su información. Así se puede recibir la autorización de forma verbal. Este será el soporte para hacer uso de los datos. Sin embargo, te recomiendo contar con la firma o autorización de forma escrita.
Forma virtual: Como administrador puedes subir el documento de autorización a la página web de tu copropiedad. En este caso, cada persona tiene que aceptar la autorización y política de privacidad haciendo clic en Aceptar y proporcionar todos sus datos para hacer la verificación de la información.
Después de conseguir la autorización para el tratamiento de los datos personales es indispensable contar con una política de privacidad.
Política de privacidad: Es un documento legal con el cual se explica cómo se procesa, maneja y organizan los datos del usuario. Este documento es mayormente usado en los sitios de internet.
Si bien la autorización de los datos es el documento donde el usuario genera una aprobación para que se realice el uso de su información. La política de privacidad es el documento donde el administrador se compromete a proteger la información y a conservar la confidencialidad del usuario.
Si estas interesado puedo compartir contigo algunas herramientas que facilitarán tu trabajo a la hora de hacer estos documentos. Déjame saber respondiendo en los comentarios si deseas estas plantillas.
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