La era de la comunicación digital en la propiedad horizontal de acuerdo a la resolución 890 del 3 de junio de 2020

Es un hecho que se producido un cambio notorio en la forma de administrar y comunicarse dentro de las copropiedades. El trabajo presencial ahora ha sido transformado en gran parte por el trabajo virtual o remoto, esto como la mejor medida para evitar la propagación del COVID-19.

La digitalización de los empleos y de la comunicación ya era un inminente cambio que debía ser implementado tanto en las empresas como en la forma tradicional de trabajar, la pandemia ha acelerado una realidad que ya se venía venir.

El Ministerio de Salud y Protección Social ha creado resoluciones tales como; la 666 de 2020 y la 890 del 3 de junio de 2020, con el fin de mencionar las medidas de bioseguridad en la propiedad horizontal. Si algo tienen en común estos decretos es que evidencian en gran parte la necesidad de realizar el trabajo de forma virtual como medida de prevención, a través de reuniones virtuales, planes de comunicación digital, e interacción por internet.

Si bien, el trabajo virtual llegó para quedarse. Ahora el gran reto para las copropiedades y para los administradores de propiedad horizontal es adoptar y brindar herramientas digitales para sus colaboradores, residentes y clientes.

¿Cuáles son las medidas digitales requeridas en la propiedad horizontal?

1. Reuniones y charlas virtuales: El Ministerio de Salud y Protección Social menciona las reuniones y charlas virtuales como una medida de bioseguridad para la toma decisiones en la propiedad horizontal. Debido a que las reuniones presenciales ahora deben contar con un número reducido de participantes, espacios que puedan ser desinfectados fácilmente, contar con una distancia mínima de 2 metros entre cada persona y convocar solamente reuniones presenciales para temas que realmente requieran de la presencia de los participantes. Las videoconferencias, las votaciones en línea y la grabación en audio y video ahora son la nueva realidad para reunir a los miembros de la propiedad horizontal.
   
2. Plan de comunicación digital: En una copropiedad es indispensable que el administrador mantenga comunicación continua con los residentes, miembros del consejo y con los colaboradores. Si bien, anteriormente la comunicación más usual con el administrador de propiedad horizontal era de forma presencial, al dirigirse a la oficina administrativa, ahora realizar la comunicación de forma presencial sólo será una opción para casos de extrema necesidad.
   Por tal motivo, es recomendable desarrollar un plan de comunicación digital, donde el administrador mantenga informada a su comunidad por medios digitales.
   Temas como; medidas de prevención del contagio, información del uso de las zonas comunes, horarios de atención ahora son anuncios en formato digital, los cuales han reemplazado el contenido impreso.
   
3. Base de datos: Como bien menciona la resolución 890 del 3 de junio de 2020, en el articulo 4.2 el administrador debe llevar seguimiento tanto de los trabajadores, miembros de la copropiedad y de los visitantes que hacen uso de los espacios sociales, también se debe hacer revisión del uso de tapabocas y verificar que se mantenga la distancia requerida entre las personas.

Para llevar un seguimiento y control adecuado el Ministerio de Salud recomienda llevar una base de datos con todos los acontecimientos ocurridos en la copropiedad. plataformas como excel o un software administrativo son herramientas que facilitarán este trabajo, mientras permiten desarrollar estadísticas que pueden ser enviadas a todos los miembros de la propiedad horizontal.

4. Medidas de seguridad en los accesos y en las visitas: El administrador de propiedad horizontal debe velar por la seguridad de los colaboradores del área de seguridad, aseo y limpieza. Ya que este tipo de trabajos son los que tienen mayor probabilidad de contagio, si no se toman las medidas necesarias de protección.

La copropiedad debe brindar a sus colaboradores herramientas de prevención como tapabocas, desinfectante y horarios flexibles de descanso para evitar aglomeraciones. Contar con una plataforma de control de acceso, permite realizar seguimiento de las personas externas que visitan la copropiedad, revisar a qué hora hay más recibo de correspondencia y verificar el ingreso y salida de los visitantes.

Optar por nuevas herramientas digitales es una de las formas que más promueve la prevención y el cuidado de todas las personas que conforman una copropiedad.

Además, estas herramientas facilitan las tareas y ahorran tiempo en las tareas repetitivas, mientras mantienen actualizados los procesos y labores de la propiedad horizontal.

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