En Colombia, por lo menos el 95% de la propiedad horizontal o condominios utilizan un software contable para administrar y controlar la contabilidad. Sin embargo, gran parte de los condominios aún cuentan con sistemas poco actualizados, con protocolos de seguridad que pueden ser violados fácilmente. Generando dificultades en el manejo eficiente de los procesos.
Por tal motivo, Propiedata ha recopilado durante varios meses las características más importantes a tener en cuenta a la hora de seleccionar un software contable para propiedad horizontal.
Ahora queremos compartir esa información para que puedas tomar la mejor decisión a la hora de administrar tu condominio, de una forma fácil y sencilla.
- Fácil, sencillo y seguro de utilizar
Los programas contables pueden llegar a ser complejos. Por esta razón, se debe buscar un software cuyo funcionamiento sea fácil de entender sin mayor inversión en capacitación y muy amigable para el administrador y el contador, en donde la información también esté segura.
Por esto, los software en la nube son una excelente opción; ya que la información y los datos son almacenados en línea siguiendo fuertes protocolos de seguridad y contando incluso con información encriptada. Un ejemplo de esto es el sistema contable Alegra.com que cuenta con la seguridad de Amazon Web Services.
2. Es actualizado constantemente
La rápida evolución de la contabilidad y las actualizaciones de las normas tributarias vuelven necesario el tener un software contable que esté actualizado y mejorado constantemente. Es fundamental determinar si el software será útil para las necesidades de los próximos años o será obsoleto rápidamente.
3. Se tiene acceso desde cualquier lugar
¿El software que está contemplando esta en la nube o debe instalarlo en el computador de la administración? Un software en la nube ofrece mayores garantías de seguridad de la información y no sufre en caso de robo o daño de los equipos, ya que la información tiene respaldos automáticos y es actualizada constantemente. Usted no tendrá que preocuparse por perder la información contable de su propiedad horizontal.
Además con los software en la nube usted podrá trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento a través de un navegador web, sin necesidad de ningún tipo de instalación.
4. Permite integraciones y automatización
La automatización e integrabilidad son claves para mejorar los procesos y dar respuesta rápida a los residentes. Por esta razón, es indispensable evaluar estas funciones y muchas veces solo programas contables modernos lo permiten. Los programas en la nube usan API; estos son un conjunto de protocolos que se utilizan para desarrollar e integrar la contabilidad con otras aplicaciones como Propiedata.
Por medio de las integraciones se hace posible unir diferentes plataformas, para que realicen acciones específicas que por separado no podrían. Por ejemplo, con Propiedata se puede administrar la propiedad horizontal e integrar el software contable para disfrutar de todo en un mismo lugar. De igual forma, con Alegra.com puede integrarse a otras aplicaciones como Gmail, Excel y muchas más.
5. Respaldo y soporte
El software contable de su propiedad horizontal es la herramienta con la que contará el consejo y la administración para tener su información financiera clara. Por tal motivo, el respaldo y soporte en el funcionamiento de este software es vital para la buena gestión de la administración.
6. Reduce costos
Trabajar con un software contable en la nube ayuda a reducir espacios de almacenamiento y gastos de impresión, ya que los documentos que se generen a través del sistema se pueden enviar directamente vía email. De igual forma, el software en la nube no representa costos por licencias y también eliminan los gastos de mantenimiento y actualizaciones.
7. Cumple con las necesidades de la propiedad horizontal
Se deben evaluar las principales necesidades de la propiedad horizontal. ¿Cumple con las normas NIIF?, ¿Permitirá controlar la ejecución presupuestal?, ¿Facturar? o ¿Controlar las cuentas por cobrar o por pagar? ¿Controlar el pago de impuestos y facturación digital o electrónica?
8. Cumple con las normas técnicas para Propiedad Horizontal
Es indispensable que la información financiera y contable de una copropiedad cumpla con la Ley 675 de 2001 y se sugiere que adicionalmente cumpla con el Documento de Orientación Técnica 015. Por ende, el software deberá cumplir con la normativa requerida para llevar la contabilidad de una propiedad horizontal.
Teniendo en cuenta estas 8 características y habiendo revisado y analizado diferentes software contables para la propiedad horizontal, queremos recomendarles Alegra.com. Es una aplicación contable online que al estar en la nube te permitirá acceder a tu cuenta desde cualquier lugar y dispositivo.
Cada vez que ingresas a Alegra.com tienes acceso instantáneo a la versión más reciente del software contable, con el que lograrás que tu información contable y financiera siempre esté actualizada.
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