Con la misma reflexión y análisis que se ha conocido para las asambleas no presenciales o virtuales, las cuales estaban contempladas en la ley 675 desde el año 2001, cuando fue promulgada, podemos anticipar la misma circunstancia con las decisiones por comunicación escrita que se encuentra en la ley, pero que a riesgo de equivocarnos nunca ha sido utilizada por las ESAL-PH a nivel nacional.
Con base en esta funcionalidad y facilidad que otorga la ley, queremos introducir el concepto de herramientas asincrónicas, las cuales deben practicarse de manera transversal y en armonía con las directrices organizacionales, administrativas, gerenciales y de decisión, ejecución y resultados, como metodologías y mecanismos que nos permitan un avance importante en la evolución de los modelos de administración que existen en muchas empresas y en especial en el tránsito de las ESAL-PH hacia modelos organizacionales y empresariales mucho más desarrollados que garanticen mejoras en las tendencias de crecimiento y desarrollo en estas entidades en donde se crean sociedades, economías y ecosistemas que exigen grandes aportes de los órganos de administración, dirección y control para su funcionamiento en otras dimensiones que respondan a las exigencias que requieren sus características.
El impulso obligado con las presiones del caso que produjo la crisis de la pandemia por el COVID-19, llevándonos a adoptar las asambleas virtuales como mecanismo de reuniones y asambleas haciéndonos recurrir al uso de plataformas tecnológicas desarrolladas para este tipo de eventos. De la misma forma debemos adoptar estas tecnologías y aprovechar el artículo 43 de la ley 675 para colocarlas a favor de un mejor comportamiento en la administración, gerencia y ejecución de las decisiones y acciones que se deben adoptar al interior de cada ESAL-PH.
En la cultura empresarial que se debe diseñar y construir al interior de cualquier organización y especialmente en las ESAL-PH, es necesario e importante que se introduzca una política de cultura colaborativa, inteligencia colectiva y trabajo en equipo, en donde las herramientas asincrónicas sean un vehículo que aporte en el escalamiento hacia niveles de administración y gerencia de estas entidades y así mismo escalen el grado de conocimiento, compromiso y participación de los propietarios de estas entidades, que son los socios, accionistas e inversionistas que tienen como principal reto proteger y valorizar sus activos representados en la propiedad del inmueble que poseen en estos territorios.
En el mundo del siglo XXI es prácticamente obligatorio que los administradores, gerentes, CEO, presidentes de las organizaciones empresariales incluidas las ESAL-PH, deben recurrir a las herramientas asincrónicas para la realización de sus decisiones asincrónicas (posiciones asumidas en periodos de tiempo establecidos y asumidas de forma autónoma, independiente y en espacios propios), asambleas asincrónicas, consultas previas asincrónicas y votaciones asincrónicas; debido a que estas herramientas y eventos serán más eficientes, productivos, eficaces y efectivos, generando resultados más rápidos y positivos, produciendo condiciones y ambientes organizacionales favorables y con valor agregado para la construcción de sociedades y economías con un tejido social de alto contenido de bienestar, confianza, calidad de vida y felicidad.
En cualquier ambiente y territorio empresarial y organizacional debe haber una comunicación oficial y estas políticas y directrices sobre cultura empresarial y herramientas tecnológicas para los eventos de carácter ejecutivo, administrativo y gerencial, deben ser escritas, reglamentadas y publicadas, para que al interior de las entidades se lleven a la práctica y se apliquen con el propósito de hacer crecer todas las áreas y los integrantes de estas organizaciones en todos los niveles de su estructura.
Al final de la articulación y sincronización de todos los elementos aquí citados se tendrán resultados que se deben reflejar en organizaciones más compactas, con mayor identidad y personalidad empresarial y sobre todo ambientes y atmósferas con oxígeno recargado en materia de confianza, motivación, compromiso, orgullo y sentido de pertenencia, por estar vinculados a una organización donde se practica la cultura colaborativa, la inteligencia colectiva y el trabajo en equipo.
En el caso de la propiedad horizontal, algunos ejemplos en donde se podría practicar la metodología de reuniones, asambleas y decisiones asincrónicas son las siguientes.
• Con la planeación debida, antes de las asambleas anuales de ley, se puede socializar y someter a una encuesta con votación, el proyecto de presupuesto y motivar su análisis y aportes para construir un presupuesto participativo, que se ajuste y estructure para presentar a la asamblea para decidir con los aportes más representativos y viables recibidos durante el proceso de socialización.
• Se puede hacer una encuesta anticipada a la asamblea para una consulta previa sobre voluntarios que quieran postularse para la presidencia de la asamblea y así mismo para que anticipen su postulación a la integración del consejo de administración, el comité de convivencia y otros comités especiales si los hubiera.
• Se puede someter a consulta previa las propuestas de proyectos de inversión y sus respectivas opciones, con los argumentos, justificaciones y los cuadros de costo beneficio que sean necesarios, junto con la cuantificación de las cuotas extraordinarias para este tipo de propuesta.
• Propuestas de reforma o actualización a los RPH.
Artículo colaborativo redactado por: Cesar Augusto Mogollón Hernández.
