Procesos de conexión en Propiedad Horizontal. Administración y consejos entrantes y salientes
Con el fin de apoyar un buen proceso de conexión entre los administradores y consejeros entrantes y salientes de las entidades de propiedad horizontal, compartimos esta publicación con algunas orientaciones conceptuales y metodológicas. El proceso de conexión como actividad transversal de la propiedad horizontal, es fundamental para el buen gobierno y la transparencia y junto con los proyectos, programas y demás actividades que se realizan en el normal desarrollo de esta entidades, constituyen la base para la continuidad de los proyectos, programas, actividades, tareas y también para la elaboración de nuevos planes de desarrollo. Por lo tanto, lograr una transición armoniosa entre la administración y consejeros que terminan su periodo y los nuevos líderes y directivos y su equipo de trabajo, es el punto de partida de un buen gobierno y gobernanza y una de las claves del éxito para el logro de los fines esenciales de las propiedades horizontales (seguridad, convivencia, y función social y ecológica) y por lo tanto, para garantizar un mayor bienestar, calidad de vida, buena vecindad y felicidad a todos los integrantes de la comunidades que coinciden en una propiedad horizontal.
En todas las entidades tanto del sector público, como del sector privado, se realizan las asambleas ordinarias de accionistas, socios y en el caso de las propiedades horizontales las de copropietarios. Estos eventos son el punto de quiebre entre los gobiernos o administraciones salientes, entendiendo estos como los presidentes, gerentes, administradores y juntas directivas o consejos de administración, a partir de lo cual se empieza a generar una transferencia de poder, información y experiencias, que resultan de alta complejidad e importancia para el nuevo destino que darán las nuevas direcciones y orientaciones de su recién llegados gobernantes de turno.
Por esta razón resulta de suma importancia hablar de los procesos de empalme o conexión que se deben surtir entre los miembros de cada uno de los órganos de dirección, administración y control, e inclusive aquellos denominados de integración y socialización. (comités de convivencia)
Sin embargo esta es una práctica que conlleva a ser un gran reto el mundo de la propiedad horizontal donde no se puede dejar pasar sin ningún reparo, teniendo consigo todo el peso del desarrollo y continuidad de los proyectos, programas, actividades y rutinas diarias propias de la dinámica de las Propiedades Horizontales.
Es necesario que esta actividad este programada como una tarea de obligatorio cumplimiento y sea la primera función y responsabilidad oficial del los administradores y consejeros entrantes y salientes dedicando una buena porción de tiempo y adelantando un verdadero traspaso de información y datos, ademas en pro de que se establezca un compromiso de acompañamiento por parte de los miembros salientes, en materia de consultoría, asesoría y apoyo en los diferentes temas que surjan para los nuevos responsables de los destinos de cada propiedad.
Por todo lo anterior es importante que cada una de las propiedades horizontales, sin importar el formato o clase a la que pertenecen (residencial, comercial o mixta) dispongan de un instructivo, guía o simplemente una matriz en Excel, que contenga el listado detallado de cada una de las áreas organizacionales de la propiedad y los detalles o estado del arte, de cada una de esas áreas, en lo posible con métricas de tiempo, cantidad y valor cuando sean del caso.
Con esta simple, pero importante herramienta, se pueden obtener grandes beneficios para la propiedad y sus miembros, entre las que debemos destacar la relevancia y transcendencia de la inclusión, la participación y el aporte que los diferentes miembros pueden hacer a partir del conocimiento y sensibilización que se obtiene por recibir información que normalmente está reservada para la administración y los miembros de los consejos.
Sin lugar a dudas los procesos de conexión, alimentan y nutren los indicadores de eficiencia, productividad, eficacia y efectividad y se hace tránsito a mayor velocidad hacia modelos de administración y gerencia mucho más técnicos y tecnológicos avanzando en el crecimiento y desarrollo de la nueva industria de la propiedad horizontal en Colombia.
Artículo colaborativo redactado por: Cesar Augusto Mogollón Hernández.
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