A menudo escuchamos quejas o conocemos problemas al interior de la PH y nos damos por bien servidos limitando la problemática a la falta de control, a los procesos de una Revisoría Fiscal o a la no existencia de un organismo de control y vigilancia, desconociendo las bondades del Control Interno en toda su dimensión.
Cuando hablamos de control interno es común relacionarlo a los aspectos contables y a los procesos propios de la revisoría fiscal, sin verlo como el sistema integral que en realidad es, compuesto de elementos de autorregulación, autocontrol, seguimiento, control y mejoras, que permiten asignar con claridad las responsabilidades, funciones y acciones, para determinar y establecer métodos, procedimientos, actividades, operaciones; actuaciones necesarias para la correcta administración de los recursos y de la información, cumpliendo así su papel de herramienta importante para la correcta gestión administrativa, financiera, contable y operativa de la Propiedad Horizontal.
La ley 675 de 2001, establece en su texto la responsabilidad que tienen, tanto la administración como el consejo, en la implementación del Control Interno, dejándole al revisor fiscal el evaluar su efectividad, eficacia y eficiencia; para esto solo se hace necesario leer con atención los artículos 51 y 55 del Régimen de Propiedad Horizontal en Colombia.
En este punto la falta de un Sistema de Control Interno (SCI) genera pérdidas y mal manejo de los recursos, acciones legales en contra de la P.H., conflictos y desorden administrativo, cambio constante de administradores, consejeros, contadores y pérdida de la información, así como cambios o alteraciones en su contenido.
¿Estos son problemas comunes, presentes y recurrentes en la PH?, ¿Tenemos en nuestras manos y en el control interno la “solución”?.
Siguiendo el hilo conductor del SCI debemos definir este como el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación, que procuran que las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y de los recursos, sean manejadas de acuerdo con las políticas trazadas por la alta gerencia, en contraste con las metas y objetivos.
De los elementos del SCI, hay uno que reviste gran importancia y es el Manual de Control Interno, instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas a desarrollar, y que debe ser elaborado técnicamente, tomando como base los respectivos procedimientos, sistemas, normas, que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las funciones o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia de los órganos de dirección, administración y control de la persona jurídica sometida a Propiedad Horizontal.
El Manual de Control Interno es un documento integral que contiene en forma ordenada y sistemática, las instrucciones e información sobre los procedimientos de cada una de las actividades, que se realizan para ejecutar más adecuadamente la gestión a todo nivel, señalando y estableciendo los canales de comunicación entre los distintos partícipes en forma coherente. El Sistema de Control Interno (SCI), debe llevarse de la mano de otros procesos al interior de la Propiedad Horizontal y que son recientes o se encuentran en pleno desarrollo e implementación, dada su obligatoriedad y que se encuentran establecidos en normas vigentes, haciendo referencia al SG-SST-Decreto 1072 de 2015 y al cumplimiento de los requisitos consagrados en materia de protección de datos, en la ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, adicional a lo anterior el SCI debe alinearse con las políticas contables, de cartera y lo correspondiente al NIF. La integración completa de procesos, permite que el control sea el requerido, sin dejar aspecto alguno olvidado o sin cobertura, recordando que se presentan procesos de auditoría en los términos de la ISO 9001:2015, en las implementaciones actuales y que hacen parte integral del seguimiento y de la evaluación de conformidad, como parte del control establecido y que permitirá determinar si la propiedad horizontal está cumpliendo con sus fines y objetivos y los órganos de administración con sus funciones.
El SCI permite a cada uno de los actores evaluar de manera efectiva su gestión y conocer la de los demás, también permite establecer las acciones para que el administrador cumpla con sus funciones según el marco legal; debe garantizarse el cumplimiento y los objetivos de la copropiedad. Se presentan revisiones en busca de la mejora continua, importante principio de la calidad, en especial cuando de procesos hablamos, el presupuesto, posibles disminuciones de costos, control de inventarios, gestión documental y archivos, autorizaciones, respuesta a solicitudes, pagos a proveedores de bienes y servicios; en general, el funcionamiento completo de la persona jurídica y todos sus componentes administrativos.
El SCI permite regular y se controlar aquellas acciones de quienes nos proveen de servicios, la empresa de vigilancia y seguridad privada, mantenimiento y servicios generales, seguros, protocolos y requisitos de contratación, contratistas varios, entidades del sector financiero entre otros; las revisiones deben realizarse de manera conjunta entre administración, consejo y revisor fiscal si este existe.
Dentro del proceso se hace necesario evaluar y diagnosticar el estado actual de la persona jurídica y requerimos conocer, revisar y estudiar el Reglamento de la Propiedad Horizontal (RPH), los planos del conjunto, hidráulicos, eléctricos y otros, el cumplimiento de normativa en materia técnica y constructiva, cumplimiento urbanístico, contratos, pólizas de seguros, RUT, actas de entrega, avalúos y mucho más, determinando los pasos a seguir, vacíos y faltantes, que puedan afectar una buena gestión.
La evaluación y autocontrol aseguran un análisis efectivo y de máxima protección posible contra errores, fraude y corrupción. Se debe contar con una preparación previa de la Propiedad Horizontal, en donde se tengan claros sus principales elementos constitutivos, tales como: estructura de la administración y dirección, las funciones claras de cada uno de estos, su alcance y responsabilidad, los documentos con que se cuenta, los procesos básicos, el manejo del presupuesto frente a las metas establecidas; se hace necesario aclarar que el manual para cada P.H. es diferente, las necesidades en cuanto a tamaño, clase y requerimientos, llegan a ser diferentes, el establecimiento de procesos preventivos, correctivos, otros controles y manuales, son necesarios dando alcance a la necesidad de usar e implementar la Planeación Estratégica en nuestros conjuntos y en general, en toda la Propiedad Horizontal y en su procesos.
Como ejemplo práctico, revisemos los problemas que se pueden presentar a la hora de contratar cualquier obra, asesoría o consultoría y no tenemos claro el procedimiento, ni los pasos a seguir; entonces debemos preguntarnos y responder ante de ejecutar la decisión:
¿Quién contrata?, ¿Quién tiene la última palabra?, ¿Qué protege a la copropiedad?, ¿Cómo seleccionamos?, ¿Hasta qué monto?, ¿Cuál es el soporte legal y estatutario?, ¿Qué podemos exigir y cómo ante una posible reclamación?,¿A qué entidad podemos recurrir?;
En fin, tantas preguntas y respuestas que el control interno nos proporciona, agiliza los procesos y direcciona específicamente en cada uno. El tipo de contrato a firmar, la responsabilidad de cada una de las partes, términos, tiempos, el ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿Dónde? y otros compromisos, sin generar incertidumbre y problemas.
Para terminar, recomendamos diseñar, desarrollar e implementar el Control Interno en su propiedad horizontal, esto solucionará muchos problemas y evitará malentendidos; mejorará su gestión y en general, la de los órganos de la copropiedad, evitando la exposición a riesgos mayores y que actúan en perjuicio de las comunidades residentes en la PH.
Artículo adaptado de un texto de Estanislao Rozo. Consultor y asesor en Propiedad Horizontal.
