¿Qué es el RPH y para qué sirve en la PH?
El RPH es la carta de navegación y le sirve a las propiedades horizontales, como una guía que orienta a los integrantes de los órganos de administración, dirección y control y también a todos los copropietarios, en el presente y el futuro hacia el logro de metas y objetivos comunes y concretos para la comunidad y la propiedad.
El objetivo es formentar la motivación para la construcción de la carta de navegación que permite llevar con seguridad y confianza, al punto tal de decir es una utopía en la industria de la Propiedad Horizontal; sin embargo, la realidad a la que nos enfrentamos en la propiedad horizontal, puede llegar a ser distinta, siendo un gran reto y es ahí donde la carta de navegación nos ayuda, a no perder el rumbo, orientar a los participantes (residentes, propietarios) y llegar al objetivo con total éxito.
Toda empresa u organización incluidas las Propiedades Horizontales, independientemente de su formato y tamaño, requiere de una guía que le oriente en el presente y el futuro hacia el logro de metas y objetivos comunes y concretos.
Con base en esto se debe dar la importancia y prioridad a la construcción y elaboración de un RPH debidamente actualizado y ajustado a las características sociales, económicas y ecosistémicas de cada propiedad horizontal..
Se debe tener responsabilidad, disciplina y conciencia de la importancia de este material documental de carácter normativo, reglamentario y procedimental, para que todos los miembros de las comunidades lo conozcan y lo apliquen en las dinámicas y actuaciones diarias al interior de cada propiedad.
Por lo anterior es necesario que se realice un proceso de sensibilización y socialización de carácter permanente, para motivar la existencia, aplicación y uso de este material literario que es de obligatoria lectura y práctica permanente.
De esta manera se puede asegurar y garantizar que navegamos utilizando la misma guía o carta de navegación y que se avanza en equipo, de manera colectiva y colaborativa, al mismo destino que nos hemos planteado. Tener propiedades horizontales casi perfectas y sin retos o dolencias.
Contar con el RPH como carta de navegación es la base para elaborar el plan estratégico y las acciones correspondientes para cada periodo o un plan integral de corto, mediano y largo plazo, para lo cual se puede recurrir a las bases de la gerencia estratégica y empezar por construir el plan de desarrollo de la propiedad, apoyándose en el método PHVMC (planificar, hacer, verificar, medir y corregir).
Para iniciar esta tarea se debe adelantar una fase previa de recolección de información y datos para el análisis y documentación de acciones que permitan la conceptualización y diagnóstico preliminar del contexto interno y externo de la Propiedad Horizontal.
La metodología para adelantar esta fase de conceptualización y diagnóstico del entorno para diseñar y desarrollar la carta de navegación, se recomienda el uso de 5 etapas de diseño y desarrollo, que son en su orden:
1.Análisis: el objetivo es conocer la situación interna de la propiedad horizontal, como organización (lo positivo y lo negativo) y hacer un monitoreo de los entornos externos utilizando el análisis PESTAL (político, económico, social, tecnológico, ambiental y legal) como herramienta administrativa y gerencial.
2. Planificación: documentar las iniciativas estratégicas en un plan de acción que responda al menos: ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿Quién?, ¿Cuánto? ($) y muy importante ¿Cómo lo vamos a medir?
3. Ejecución: llevar a la práctica las acciones del plan según lo acordado.
4. Seguimiento y Control: evaluar en periodos planificados si se cumplen los resultados esperados mediante metas, indicadores y métricas. Esto se puede documentar en un tablero de control o cuadro de mandos. Nota: Lo que no se puede medir, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, no produce desarrollo y crecimiento.
5. Tomar Acción: si no se logran los resultados, revise la estrategia inicial, modifique el plan de acción y vuelva a medir su eficacia.
Para evitar caer en los errores más comunes en esta tarea, lo cual genera reprocesos, confusión en el equipo de trabajo, falta de acción o ajuste cuando las cosas no salen bien y lo peor de todo no lograr los resultados previstos, se recomienda seguir los siguientes pasos para evitar las barreras que impidan la construcción de la carta de navegación que requiere toda propiedad y su comunidad.
Artículo colaborativa redactado por: Cesar Augusto Mogollón Hernández.
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